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Todo lo que debes saber sobre cómo organizar reuniones de trabajo

Todo lo que debes saber sobre cómo deberían funcionar las reuniones de trabajo Foto de Nikita Vantorin para Unsplash

La reuniones de trabajo tienen objetivos claros. Si te han dejado la tarea de organizar una, en este artículo tengo unas sugerencias para ti…

Las reuniones de trabajo tienen varias funciones:

  • Planificar proyectos.
  • Solucionar problemas.
  • Organizar eventos especiales.
  • Informar sobre nuevas directrices de trabajo.
  • Dar la bienvenida a un nuevo miembro en el equipo.

Estas reuniones de trabajo son muy distintas a las conversaciones en pasillos o a las largas charlas durante el almuerzo.  De manera que, para su organización se requiere crear una atmósfera semi formal que evite desviaciones.

Organizar una reunión de trabajo por primera vez no tiene por qué significar una gran reto. Una vez en marcha que solo se requiere sentido común y un poco de protocolo para que descubras que son un increíble recurso para el correcto funcionamiento de una empresa.

En el pasado he podido constatar cuán beneficioso es tener reuniones de trabajo periódicamente, pero también, cuán desastroso puede ser el resultado si no se maneja con lujo de detalle.

Sigue leyendo para que evites a toda costa que una convocatoria termine sin resultados positivos.

Organiza reuniones de trabajo como todo un profesional

Asume la responsabilidad de organizar una reunión de trabajo como todo un profesional tomando en cuenta ciertas consideraciones de sentido común que te dejará bien frente a tu jefe.

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Como pasante organicé reuniones de trabajo a pesar de lo intimidante que pueden ser al principioFoto de Annie Spratt para Unsplash editada por Nerd Universitaria

Convócala con días de anticipación

Recuérdales a tus compañeros de trabajo o empleados que en cierto número de días se dará lugar una reunión. Esto para que se planifiquen. Cada quien tiene funciones, entregas, medidas y lapsos de tiempo que atender y deben cubrir la mayoría de esos oficios sin que una convocatoria altere su ritmo.

Utiliza medios que sirvan de registro

El boca a boca en estos casos es medianamente efectivo. La verdad es que solo sirve para malentendidos. Si no quieres que lleguen tarde, no sepan el punto a tratar o simplemente no aparezcan en la reunión de trabajo, manda un correo con las especificaciones, publica en grupos de mensajería (de tenerlo), o imprime un anuncio en cartelera. Si yo fuera tú, utilizaría todos estos recursos.

Establece una agenda de tópicos

En una lista de ítems, anota los tópicos a tratar. Colócalos en el orden en el que consideres más oportuno y cerciórate de explicar las razones por las que se hablará de estos temas en la reunión de trabajo. Piensa en su urgencia, su importancia, la oportunidad y el contexto de la situación.

Traza objetivos y soluciones

Luego de que traces los tópicos de la agenda, traza los objetivos y las posibles soluciones que deseas que resulten de la discusión sobre cada uno de esos temas. Sucede mucho que cuando se organizan reuniones de trabajo y no se establecen metas, esta puede prolongarse por días debido a la falta de enfoque de sus participantes.

Coloca una duración

En la convocatoria a la reunión deberías especificar no solo la hora de inicio, sino que también el tiempo de duración. Esto sirve para que tus compañeros planifiquen jornada y para que cada uno se enfoque en cumplir con los objetivos dentro de lo previsto.

Delega funciones

Delegar funciones o pedir ayuda hará que todo funcione mejor. Cuando se organiza una reunión de trabajo es importante contar con personas que puedan orientarte y hacerte ver diferentes perspectivas sobre los tópicos a tratar y sus posibles soluciones.

Deja un espacio para sugerencias fuera de la agenda

En caso de que se desvíe la conversación o surgan ideas fuera de la agenda de tópicos, tomas las riendas de la situación y sugiere organizar otra reunión de trabajo para tratar dichas ideas.

Esto me recuerda otro punto a considerar…

… Toma notas 

Al igual que la técnica del boca a boca, ser todo oídos en una reunión de trabajo, no es muy profesional que digamos. Toma nota de las opiniones y aportes de cada uno de tus compañeros. Si puedes señalar quién dijo qué, tendrás un mejor registro de lo que se habló y no pasará eso de “no recuerdo que hayamos hablado de eso”, “creo que no te explicaste bien”, “tenía entendido que no habíamos llegado a nada con respecto a eso”.

No elijas los viernes

Los viernes la gente quiere salir más temprano de la oficina, ¿por qué torturarlos con una reunión de trabajo? Tampoco deberías llamarlos justo antes de la hora del almuerzo. El hambre no es buen consejero de nadie.

Mejor opta por los lunes o los miércoles

Sí, los lunes y los miércoles tienen efectos interesantes en nosotros: por un lado, estamos listos para lo que viene en la semana y, por el otro, ya estamos empapados con la carga laboral sin añorar tanto el fin de semana.

Pero no todo amerita plantearse en una reunión

No todo amerita que organices una reunión de trabajo. Existen temas que pueden discutirse con informes o encuentros de tú a tú con el jefe inmediato. Pueden hacerse encuestas y pruebas diagnósticas digitales para llegar a un acuerdo general.

Este espacio de Nerd Universitaria es para convencerte de que la experiencia laboral durante tus años de estudio es también una excelente escuela. Como pasante organicé reuniones de trabajo a pesar de lo intimidante que pueden ser al principio y que las primeras veces no sale como uno lo espera. Lo importante es que tomes la iniciativa…

Quiero saber qué te ha parecido este artículo y si pudieras contarme en los comentarios alguna anécdota sobre reuniones de trabajo. ¡Te espero en la sección de abajo! 

Nos seguimos leyendo…

Kim

 

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Acerca de Kimberly Yánez (140 Artículos)
¡Hola! Soy Kim, la bloguera detrás de Nerd Universitaria. Creé este espacio mientras estudiaba Comunicación Social en la Universidad Arturo Michelena en Venezuela, para compartir mi experiencia en el campus. Hoy se convirtió en mi mejor carta de presentación y en la perfecta excusa para combinar mi pasión con mi carrera. ¡Gracias por leerme!

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